Vision ApoKoreaXử lý sự cố · Bị trả lại, bị từ chối
Apostille Hàn Quốc bị từ chối: lý do và cách chuẩn bị lại
Nói ngắn gọn, nếu bạn đang tìm lý do apostille Hàn Quốc bị từ chối, thì theo quy định chỉ có hai lý do tại Điều 7 của «Quy định về việc cấp Apostille và Giấy xác nhận lãnh sự của trụ sở chính đối với văn bản công» (giấy tờ rõ ràng là giả mạo, hoặc không thể xác minh tính xác thực, chẳng hạn khi đính kèm giấy tờ do nước ngoài cấp). Tuy nhiên, phần lớn hồ sơ bị trả lại trên thực tế là do vấn đề về điều kiện tiếp nhận như bản in chỉ để xem, thiếu công chứng, thiếu giấy tờ khi nộp thay, giấy tờ nộp cho nước chưa tham gia công ước, nên có thể tránh được nếu kiểm tra trước.
Tóm tắt nhanh
- Lý do từ chối theo quy định: giấy tờ nộp rõ ràng là giả mạo, hoặc không thể xác minh tính xác thực (ví dụ đính kèm giấy tờ do nước ngoài cấp).
- Nguyên nhân thường gặp khi tiếp nhận: in bản chỉ để xem, giấy tờ tư chưa công chứng, thiếu giấy ủy quyền hoặc giấy tờ tùy thân khi nộp thay, thiếu tem thu điện tử.
- Nếu giấy tờ dùng cho nước chưa tham gia công ước thì cần xác nhận lãnh sự, không phải Apostille.
- Nếu đã có Apostille mà nơi nộp vẫn từ chối, trước hết hãy kiểm tra yêu cầu về ngày cấp, yêu cầu bản dịch và ngày công ước có hiệu lực.
Lý do từ chối theo quy định là gì?
Cục Kiều bào Hải ngoại hướng dẫn rằng cơ quan có thể từ chối cấp nếu thuộc trường hợp tại Điều 7 của «Quy định về việc cấp Apostille và Giấy xác nhận lãnh sự của trụ sở chính đối với văn bản công». Các trường hợp đó là: ① giấy tờ nộp rõ ràng là giả mạo ② không thể xác minh tính xác thực của văn bản công, chẳng hạn khi đính kèm giấy tờ do nước ngoài cấp.
Lý do thứ hai gặp thường xuyên hơn bạn nghĩ. Nếu gộp giấy tờ nước ngoài hoặc giấy tờ được công chứng ở nước ngoài chung với giấy tờ Hàn Quốc, cơ quan Hàn Quốc không thể xác minh giấy tờ nước ngoài nên khó tiếp nhận. Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được cơ quan có thẩm quyền của nước đó chứng nhận.
Những trường hợp nào thường bị trả lại khi tiếp nhận?
Bảng dưới đây dựa trên điều kiện tiếp nhận của Cục Kiều bào Hải ngoại, tổng hợp những nguyên nhân chúng tôi thường gặp khi tư vấn và cách chuẩn bị lại.
| Nguyên nhân | Tiêu chuẩn chính thức | Cách chuẩn bị lại |
|---|---|---|
| In bản chỉ để xem | Bản chỉ để xem không có hiệu lực pháp lý, phải cấp bản "để nộp" | Cấp lại bản để nộp trên Internet Registry Office (Phòng đăng ký trực tuyến) hoặc Government24 |
| Giấy tờ tư chưa công chứng | Giấy tờ không do nhà nước hoặc chính quyền địa phương cấp thì cần công chứng | Công chứng tại văn phòng công chứng rồi xin Apostille của Bộ Tư pháp |
| Nộp nguyên giấy tờ của trường đại học tư | Miễn công chứng chỉ áp dụng cho bản gốc hồ sơ học tập của đại học quốc lập (từ 2024.6.1.) | Giấy tờ do đại học tư cấp cần công chứng trước |
| Thiếu giấy tờ nộp thay | Giấy tờ tùy thân của người nộp đơn và người đại diện, giấy ủy quyền, v.v. | Chuẩn bị mẫu giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân |
| Chưa đủ điều kiện nộp thay giấy tờ công ty | Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bản gốc giấy chứng nhận con dấu, giấy ủy quyền đóng con dấu đã đăng ký | Chuẩn bị bản gốc hoặc đóng dấu tên công ty và con dấu đã đăng ký lên đơn |
| Thiếu tem thu điện tử | 1.000 won cho mỗi lần cấp | Mua trên trang web tem thu điện tử hoặc mua bằng tiền mặt tại phòng tiếp dân |
| Thiếu phong bì gửi trả (nộp qua bưu điện) | Phong bì gửi trả có dán đủ tem cho thư gửi có đăng ký và ghi thông tin người nhận | Gửi kèm phong bì gửi trả |
| Đính kèm giấy tờ nước ngoài | Có thể bị từ chối nếu không thể xác minh tính xác thực (Điều 7) | Tách riêng và chỉ nộp giấy tờ Hàn Quốc |
Theo «Thủ tục cấp Apostille» của Cục Kiều bào Hải ngoại (ngày kiểm tra 2026-10-03).
Nếu giấy tờ nộp cho nước chưa tham gia công ước thì sao?
Nếu nước nhận hồ sơ chưa tham gia Công ước Apostille hoặc công ước chưa có hiệu lực, bạn cần xác nhận lãnh sự rồi hợp pháp hóa tại Đại sứ quán của nước đó ở Hàn Quốc, thay vì Apostille. Ví dụ, Thái Lan gia nhập ngày 30/6/2026 nhưng dự kiến có hiệu lực ngày 28/2/2027, nên trước thời điểm đó phải chuẩn bị theo lộ trình xác nhận lãnh sự. Xem chi tiết tại bài Nước chưa tham gia Apostille thì làm xác nhận lãnh sự.
Đã có Apostille nhưng nơi nộp vẫn từ chối thì sao?
Bản thân Apostille không có thời hạn hiệu lực, nhưng nhiều nơi chỉ nhận giấy tờ được cấp trong vòng một số tháng nhất định. Ngoài ra, các nguyên nhân thường gặp khác gồm: được yêu cầu bản dịch nhưng chỉ nộp bản gốc, bản dịch cũng phải được chứng nhận nhưng chưa công chứng bản dịch, hoặc công ước chưa có hiệu lực đối với nước nhận hồ sơ. Nếu nơi nộp cho biết lý do từ chối, hãy ghi lại nguyên văn câu đó; đây là điều hữu ích nhất khi chuẩn bị lại.
Phần lớn trường hợp bị trả lại không phải vì "giấy tờ sai", mà vì "thứ tự và hình thức chưa đúng". 10 phút kiểm tra trước khi nộp có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều ngày.
Kiểm tra trước khi nộp lại
- Tất cả giấy tờ đã được cấp bản để nộp chưa
- Giấy tờ tư và giấy tờ đại học tư đã công chứng xong chưa
- Có lẫn giấy tờ nước ngoài không
- Nếu nộp thay, đã có giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của cả hai bên chưa
- Đã chuẩn bị đủ tem thu điện tử theo số lượng giấy tờ chưa
- Đã kiểm tra lại công ước đã có hiệu lực với nước nhận hồ sơ chưa
- Đã kiểm tra yêu cầu về ngày cấp và bản dịch của nơi nộp chưa
Hãy gửi cho chúng tôi giấy tờ bị trả lại và lý do bị trả lại, chúng tôi sẽ kiểm tra cần sửa những gì.
Tư vấn hồ sơ bị trả lạiMuốn làm đúng ngay từ đầu, không bị trả lại?
Chỉ cần cho chúng tôi biết danh sách giấy tờ và nước nhận hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
- Việc cấp Apostille có thể bị từ chối không?
- Có. Cục Kiều bào Hải ngoại hướng dẫn rằng theo Điều 7 của quy định, cơ quan có thể từ chối cấp nếu giấy tờ nộp rõ ràng là giả mạo hoặc không thể xác minh tính xác thực, chẳng hạn do đính kèm giấy tờ nước ngoài.
- Tại sao giấy tờ in từ internet lại không được nhận?
- Giấy tờ in dưới dạng bản chỉ để xem không có hiệu lực pháp lý nên không được tiếp nhận. Hãy cấp bản "để nộp" trên Internet Registry Office, Government24 hoặc các trang tương tự.
- Tôi nộp giấy ủy quyền chưa công chứng và bị trả lại.
- Giấy ủy quyền là giấy tờ tư nên phải công chứng trước. Sau khi công chứng, hãy xin Apostille của Bộ Tư pháp.
- Có được nộp chung giấy tờ nước ngoài không?
- Nếu đính kèm giấy tờ do nước ngoài cấp, tính xác thực không thể xác minh nên có thể bị từ chối. Hãy tách riêng và chỉ nộp giấy tờ Hàn Quốc, còn giấy tờ nước ngoài thì xin chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó.
- Tôi đã có Apostille nhưng nơi nộp yêu cầu làm lại.
- Hãy kiểm tra yêu cầu về ngày cấp (cấp trong vòng một số tháng), yêu cầu bản dịch và việc công ước đã có hiệu lực với nước nhận hồ sơ hay chưa. Ghi lại nguyên văn lý do từ chối mà nơi nộp đưa ra sẽ giúp chuẩn bị lại dễ hơn.
- Nộp lại có phải đóng lệ phí lần nữa không?
- Có. Lệ phí nhà nước cho Apostille là 1.000 won cho mỗi lần cấp (tem thu điện tử), nên mỗi lần cấp mới đều phải đóng.
Nguồn tham khảo chính thứcCục Kiều bào Hải ngoại: Thủ tục cấp Apostille · Quy tắc hành chính thuộc thẩm quyền Cục Kiều bào Hải ngoại (Trung tâm Thông tin Pháp luật Quốc gia) · Bảng tình trạng Công ước Apostille của HCCH
⚠️ Bài viết này chỉ nhằm cung cấp thông tin chung. Tiêu chuẩn tiếp nhận, loại giấy tờ và lệ phí có thể thay đổi, vì vậy hãy luôn kiểm tra hướng dẫn chính thức của Cục Kiều bào Hải ngoại, Bộ Ngoại giao và nơi nộp hồ sơ tại thời điểm nộp đơn. Vision ApoKorea (Văn phòng Hành chính Vision) là dịch vụ đại diện tư nhân, không phải cơ quan nhà nước.