Apostille có thời hạn không? Vì sao giấy tờ cũ vẫn bị trả lại

Bản thân Apostille không có ngày hết hạn

Apostille Handbook (ấn bản thứ 2, 2023) — sổ tay thực hành chính thức của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH) — nói rõ điều này. Công ước không giới hạn thời gian hiệu lực của Apostille: một Apostille được cấp hợp lệ có hiệu lực chừng nào còn nhận diện được và vẫn gắn với giấy tờ gốc (đoạn 28).

Cũng trong đoạn này, HCCH nêu rằng Apostille không được từ chối chỉ vì đã cấp lâu. Lý do là Apostille chỉ xác nhận “nguồn gốc” của giấy tờ — chữ ký và con dấu là thật — chứ không xác nhận nội dung (đoạn 157). Ngày ghi trên chứng nhận đã cách đây vài năm không tự làm mất hiệu lực.

Vậy tại sao lại bị yêu cầu làm mới?

Đoạn 26 của cùng Sổ tay giải thích mặt còn lại: các quốc gia thành viên có thể đặt thời hạn khi tiếp nhận giấy tờ công nước ngoài — ví dụ giấy tờ phải được nộp trong một khoảng thời gian nhất định kể từ khi lập — nhưng không thể áp thời hạn đó cho chính Apostille. Đoạn 28 bổ sung rằng cơ quan của nước nhận vẫn có thể đặt thời hạn cho giấy tờ gốc theo luật hoặc chính sách trong nước.

Tóm lại, thứ bị tính thời hạn không phải là Apostille mà là giấy tờ gốc bên dưới. Và bao nhiêu tháng là chấp nhận được do bên nhận giấy tờ quyết định chứ không phải Công ước — vì vậy tiêu chuẩn có thể khác nhau giữa các cơ quan ngay trong cùng một nước.

Căn cứ: HCCH Apostille Handbook, ấn bản 2 (2023), đoạn 26, 28, 157. Thời hạn của từng nơi nhận theo hướng dẫn chính thức của nơi đó.

Giấy tờ nào dễ vướng thời hạn

Lý do đặt thời hạn thường chỉ có một: nội dung mà giấy tờ chứng minh có thể thay đổi theo thời gian. Giấy tờ càng chứng minh “tình trạng hiện tại” thì càng dễ bị yêu cầu bản mới cấp.

Ví dụ điển hình là giấy xác nhận lý lịch tư pháp. Giấy này không phản ánh những gì xảy ra sau ngày cấp, nên nơi nhận cần bản gần đây. Các giấy tờ có thể thay đổi do kết hôn, sinh con như giấy chứng nhận quan hệ gia đình, giấy chứng nhận cơ bản, hay giấy tờ có thể thay đổi người quản lý, địa chỉ như giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân cũng thường bị kiểm tra ngày cấp vì lý do tương tự.

Ngược lại, giấy tờ chứng minh một sự việc đã xác định như bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận học vị thường ít gặp vấn đề thời hạn hơn. Nhưng điều này rốt cuộc vẫn do nơi nhận quyết định, nên an toàn hơn là kiểm tra tiêu chuẩn trước khi nộp thay vì dựa vào cách phân loại này mà nộp giấy tờ cũ.

Hãy hỏi nơi nhận trước: thời hạn được tính từ ngày cấp giấy tờ gốc hay từ ngày Apostille. Chỉ cần xác nhận điều này là biết ngay có cần làm lại hay không.

Nếu cần làm mới, hãy theo thứ tự này

Cấp lại giấy tờ gốc (bản “để nộp”) → công chứng (nếu là văn bản tư) → Apostille → dịch thuật · công chứng bản dịch (khi nơi nhận yêu cầu)

Khi cấp lại giấy tờ gốc, hãy kiểm tra mục đích sử dụng. Hướng dẫn Apostille của Cục Kiều bào Hàn Quốc lưu ý rằng với giấy tờ được chia thành bản “xem” và bản “cấp” (như trên Văn phòng đăng ký Internet của Tòa án tối cao hay Government24), bản xem không có hiệu lực pháp lý nên bắt buộc phải cấp bản “để nộp”.

Tại Hàn Quốc, cơ quan cấp Apostille tùy theo loại giấy tờ: giấy tờ công do nhà nước, chính quyền địa phương lập do Cục Kiều bào cấp; giấy tờ của Bộ Tư pháp, Viện kiểm sát, bản án và văn bản công chứng do Bộ Tư pháp cấp. Lệ phí nhà nước là 1.000 won mỗi bản, và một số giấy tờ công có thể làm Apostille trực tuyến miễn phí mà không cần đến trực tiếp (hướng dẫn chính thức của Cục Kiều bào, kiểm tra ngày 1/10/2026).

Apostille được gắn vào một bản giấy tờ cụ thể, nên khi cấp lại giấy tờ gốc thì cũng phải làm Apostille mới. Nếu cần bản dịch, bản dịch cũng phải làm lại theo giấy tờ mới; bước dịch đặt ở đâu tùy vào yêu cầu của nơi nhận đối với bản dịch.

Giấy tờ cấp trước khi Công ước có hiệu lực thì sao?

Chúng tôi cũng hay được hỏi giấy tờ quá cũ có làm Apostille được không. Đoạn 92 Sổ tay HCCH giải thích rằng có thể cấp Apostille cho giấy tờ công được lập trước khi Công ước có hiệu lực tại nước cấp, và Công ước không quy định thời hạn phải làm Apostille sau khi lập giấy tờ. Công ước có hiệu lực với Hàn Quốc từ ngày 14/7/2007 (Cục Kiều bào).

Như vậy, giấy tờ cũ vẫn có thể làm Apostille. Còn nơi nhận có chấp nhận hay không thì như đã nói, phụ thuộc vào tiêu chuẩn thời hạn của nơi nhận.

Cách xác minh Apostille là thật

Có khi nơi nhận nghi ngờ một Apostille đã cũ. Apostille do Hàn Quốc cấp có thể tra cứu tại mục Xác nhận việc cấp Apostille trên cổng dịch vụ công “Overseas Koreans 365” của Cục Kiều bào; chỉ dẫn cách này cho nơi nhận sẽ rất hữu ích.