Chọn dịch vụ Apostille Hàn Quốc: 7 tiêu chí cần xem

Trước khi thuê dịch vụ, bạn có thể tự làm những gì?

Không phải giấy tờ nào cũng cần dịch vụ. Cục Kiều bào Hải ngoại cấp miễn phí qua e-Apostille, không cần đến trực tiếp, cho một số văn bản công như giấy chứng nhận quan hệ gia đình của Tòa án Tối cao, bản sao đầy đủ/trích lục đăng ký cư trú, giấy chứng nhận tốt nghiệp tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông, phiếu lý lịch tư pháp của Cục Cảnh sát Quốc gia, giấy xác nhận đăng ký kinh doanh của Cục Thuế Quốc gia.

Nộp trực tiếp cũng không khó. Bạn chỉ cần mang đơn, giấy tờ, giấy tờ tùy thân và tem thu điện tử đến Phòng tiếp dân tổng hợp của Cục Kiều bào Hải ngoại tại quận Jongno, Seoul. Người thân, người quen, đơn vị dịch vụ hoặc nhân viên công ty cũng có thể nộp thay; khi đó cần giấy tờ tùy thân của người nộp đơn, giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền, giấy ủy quyền, v.v.

Dịch vụ đặc biệt hữu ích với những việc gồm nhiều bước như giấy tờ phải công chứng trước, hợp pháp hóa tại Đại sứ quán của nước không thuộc Công ước, hoặc khi bạn ở nước ngoài và không thể tự đi làm.

Một dịch vụ tốt sẽ hỏi gì đầu tiên?

Lộ trình Apostille khác nhau tùy giấy tờ và tùy nước nộp. Cùng là giấy chứng nhận tốt nghiệp, bản do đại học quốc lập cấp có thể xin Apostille mà không cần công chứng, nhưng bản do đại học tư thục cấp phải công chứng trước; và nếu nước nộp không phải thành viên Công ước thì phải làm xác nhận lãnh sự và hợp pháp hóa tại Đại sứ quán thay cho Apostille.

Vì vậy, nếu một đơn vị báo giá ngay mà không hỏi nước nộp, nơi nhận hồ sơ (trường học, cơ quan nhà nước, công ty), loại giấy tờ và cơ quan cấp, hạn nộp ở bước tư vấn đầu tiên, bạn nên kiểm tra lại. Nếu chọn sai lộ trình, thời gian chuẩn bị lại sẽ tốn kém hơn cả phí dịch vụ.

Bảng chỉ liệt kê lệ phí nhà nước và chính thức. Phí dịch thuật, vận chuyển và phí dịch vụ không phải lệ phí nhà nước, vì vậy hãy kiểm tra từng khoản trong báo giá của đơn vị (theo hướng dẫn của Cục Kiều bào Hải ngoại, ngày kiểm tra 2026-10-03).

Trong báo giá cần tách riêng những khoản nào?

Nếu báo giá chỉ ghi một dòng "trọn gói", hãy hỏi rõ bao gồm những gì. Lệ phí nhà nước (1.000 won mỗi bản), phí công chứng, phí hợp pháp hóa tại Đại sứ quán, phí dịch thuật, phí vận chuyển trong nước và quốc tế, phí dịch vụ là những khoản có tính chất khác nhau. Đặc biệt, lệ phí của Đại sứ quán các nước không thuộc Công ước khác nhau theo từng nước và có thể thay đổi, nên hãy xem đơn vị có hướng dẫn dựa trên mức phí công bố chính thức hay không.

Làm sao kiểm tra thông tin văn phòng và phạm vi công việc?

Trước hết, hãy xem mã số đăng ký kinh doanh, địa chỉ văn phòng, người đại diện và thông tin liên hệ có được công khai không. Cũng nên kiểm tra đó là văn phòng hành chính trực tiếp soạn thảo và nộp hồ sơ thay, hay chỉ là bên môi giới. Công chứng là việc do công chứng viên thực hiện, nên đơn vị dịch vụ đóng vai trò kết nối yêu cầu công chứng với văn phòng công chứng. Cục Kiều bào Hải ngoại và Bộ Tư pháp cho biết họ không chỉ định văn phòng công chứng cụ thể nào cho việc Apostille.

Những cách nói nào cần kiểm tra lại?

Với những câu như "thời gian xử lý cố định", "không bị trả hồ sơ", "đơn vị được nhà nước chỉ định", hãy hỏi căn cứ. Khi nộp trực tiếp tại Cục Kiều bào Hải ngoại, hồ sơ từ 10 bản trở xuống cho mỗi người nộp được trả trung bình trong vòng 1 giờ, nhưng hồ sơ do đơn vị dịch vụ nộp áp dụng tiêu chuẩn khác là trả trong vòng 3 ngày; khi cộng thêm công chứng, hợp pháp hóa tại Đại sứ quán và vận chuyển, tổng thời gian sẽ khác nhau tùy giấy tờ.