Nước chưa gia nhập Apostille thì làm hợp pháp hóa lãnh sự

Khi cần gửi giấy tờ ra nước ngoài, từ đầu tiên hầu hết mọi người nghe thấy là Apostille. Đó là chứng nhận quốc tế giúp giấy tờ cấp tại Hàn Quốc được công nhận là công văn ở nước ngoài, và thủ tục cũng tương đối đơn giản. Tuy nhiên cách này không áp dụng được với mọi quốc gia.

Apostille chỉ có hiệu lực giữa các nước đã gia nhập Công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH). Nếu nộp cho một nước chưa gia nhập, dù Apostille được cấp đúng đến đâu, nơi tiếp nhận cũng không công nhận. Khi đó ta đi theo thủ tục xác nhận lãnh sự và chứng nhận đại sứ quán.

Những nước nào chưa gia nhập

Theo bảng tình trạng chính thức của HCCH, Công ước Apostille hiện có 130 quốc gia thành viên (kiểm tra ngày 24 tháng 9, 2026). Hàn Quốc nộp lưu chiểu văn kiện gia nhập ngày 25 tháng 10, 2006 và Công ước có hiệu lực từ ngày 14 tháng 7, 2007.

Nhìn con số thì tưởng như hầu hết các nước đều có, nhưng trong thực tế tư vấn vẫn có không ít nước chưa gia nhập. Danh sách các nước chưa gia nhập Apostille mà chúng tôi tổng hợp, giới hạn ở các nước có đại sứ quán hoặc lãnh sự quán tại Hàn Quốc, gồm 8 nước châu Á - Thái Bình Dương, 9 nước Trung Đông, 11 nước châu Phi, 1 nước Mỹ Latinh và 1 nước châu Âu.

Quan trọng hơn, tình trạng gia nhập không cố định. Việt Nam nộp lưu chiểu ngày 31 tháng 12, 2025 và Công ước có hiệu lực từ ngày 11 tháng 9, 2026, nên từ thời điểm đó không còn thuộc diện hợp pháp hóa lãnh sự. Ngược lại, Thái Lan gia nhập ngày 30 tháng 6, 2026 nhưng hiệu lực dự kiến từ ngày 28 tháng 2, 2027, nên hồ sơ chuẩn bị lúc này vẫn phải đi theo thủ tục của nước chưa gia nhập.

Nước chưa gia nhập đi theo thứ tự này

Bản thân thủ tục không khó. Nhưng thứ tự là cố định, bỏ qua một bước thì quầy tiếp theo sẽ không nhận hồ sơ.

Cấp giấy tờ → (nếu là tư văn) công chứng → dịch thuật và công chứng bản dịch khi nơi tiếp nhận yêu cầu → xác nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao → chứng nhận tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước đó tại Hàn Quốc → nộp hồ sơ

Điểm mấu chốt là các con dấu phải chồng lên nhau đúng thứ tự. Phần lớn đại sứ quán tại Hàn Quốc chỉ tiếp nhận giấy tờ đã có dấu xác nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao, còn Bộ Ngoại giao thì không xử lý tư văn chưa được công chứng. Nếu bị trả lại ở bước cuối, bạn phải làm lại các bước trước và thời gian tăng gấp đôi.

Lệ phí theo hướng dẫn chính thức của Bộ Ngoại giao. Lệ phí chứng nhận của các cơ quan đại diện tại Hàn Quốc khác nhau theo từng nước và cần kiểm tra riêng.

Trước hết hãy phân biệt công văn hay tư văn

Đây là ngã rẽ đầu tiên trong thực tế. Công văn do cơ quan nhà nước hoặc tòa án cấp như giấy chứng nhận cơ bản, giấy chứng nhận quan hệ gia đình, phiếu lý lịch tư pháp, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thường đi thẳng đến bước xác nhận lãnh sự mà không cần công chứng riêng.

Ngược lại, tư văn do cá nhân hoặc doanh nghiệp tự lập như giấy ủy quyền, bản tường trình, giấy xác nhận công tác, biên bản họp hội đồng quản trị thường phải được công chứng viên công chứng trước. Nếu nộp cho Bộ Ngoại giao mà chưa công chứng, hồ sơ sẽ bị trả lại ngay tại quầy.

Dịch thuật là một trục khác. Xác nhận lãnh sự và chứng nhận đại sứ quán là thủ tục xác nhận tính xác thực của giấy tờ, không phải thủ tục đánh giá bản dịch, nên chỉ cần chuẩn bị bản dịch khi nơi tiếp nhận yêu cầu. Nếu dịch, nội dung phải khớp chính xác với bản gốc, và nên hỏi trước nơi tiếp nhận xem có cần công chứng bản dịch hay không.

Phân loại đúng ngay từ đầu có thể giúp bớt một bước. Phân loại sai thì từ quầy cuối cùng phải quay về điểm xuất phát.

Ước tính thời gian và chi phí

Bản thân lệ phí nhà nước không lớn. Theo hướng dẫn chính thức của Bộ Ngoại giao, lệ phí Apostille và xác nhận lãnh sự là 1.000 KRW mỗi bản, còn dịch vụ E-Apostille trực tuyến phối hợp với Bộ Nội vụ và An toàn, Cơ quan Cảnh sát Quốc gia, Bộ Giáo dục thì không thu phí (tính đến tháng 9/2026). Tuy nhiên phạm vi giấy tờ cấp trực tuyến còn hạn chế nên cần kiểm tra trước.

Thứ thực sự ảnh hưởng đến lịch trình không phải lệ phí mà là số bước. Với nước chưa gia nhập, hồ sơ qua Bộ Ngoại giao rồi qua thêm một quầy tại đại sứ quán ở Seoul, nơi ngày tiếp nhận và thời gian xử lý khác nhau tùy từng cơ quan, cần xác nhận riêng. Cộng thêm thời gian gửi quốc tế, đơn vị tính không còn là ngày mà là tuần.

Vì vậy chúng tôi khuyên bạn đếm ngược từ hạn nộp. Trừ đi thời gian gửi quốc tế, trừ thời gian xử lý của đại sứ quán, trừ thời gian cần cho xác nhận lãnh sự và công chứng — phần còn lại chính là ngày bạn phải bắt đầu xin cấp giấy tờ.

Những lý do bị trả hồ sơ thường gặp

Các nguyên nhân lặp đi lặp lại khá giống nhau: nơi tiếp nhận không chấp nhận giấy tờ cấp quá một thời hạn nhất định; tư văn bỏ qua bước công chứng; tên trên bản dịch không khớp với bản gốc; hoặc mang hồ sơ thẳng đến đại sứ quán mà chưa có xác nhận lãnh sự.

Đọc nhầm ngày Công ước có hiệu lực cũng không hiếm. Như trường hợp Việt Nam và Thái Lan nêu trên, nhiều người chỉ thấy tin gia nhập rồi chuẩn bị theo hướng Apostille, sau đó mới biết Công ước chưa có hiệu lực và vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. Kiểm tra lại theo đúng thời điểm nộp hồ sơ là cách chắc chắn nhất.