Vision ApoKoreaVăn bản nộp ở nước ngoài,
bắt đầu từ thủ tục công chứng chính xác.
Từ công chứng văn bản tư đến công chứng bản dịch.
Chúng tôi đại diện thực hiện thủ tục phù hợp với mục đích nộp hồ sơ.
Tóm tắt 3 giây — Văn bản tư (giấy ủy quyền, hợp đồng, v.v.) hầu hết đều cần công chứng trước, còn văn bản công (giấy chứng nhận do nhà nước cấp) thường có thể chuyển thẳng sang bước tiếp theo mà không cần công chứng.
Công chứng là gì?
Công chứng là thủ tục để công chứng viên xác nhận nội dung văn bản hoặc chữ ký, con dấu, v.v. là đúng sự thật. Văn bản tư (giấy ủy quyền, hợp đồng, bản tường trình, v.v.) do cá nhân, doanh nghiệp tự lập thường khó được công nhận hiệu lực công khai nếu để nguyên, nên khi nộp ở nước ngoài phần lớn phải qua công chứng trước.
Tuy nhiên không phải văn bản nào cũng luôn cần công chứng. Việc có cần hay không và thủ tục cụ thể có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và nước nộp hồ sơ. Văn bản công do nhà nước, trường học, tòa án cấp phần lớn được chuyển thẳng sang thủ tục Apostille hoặc chứng nhận lãnh sự mà không cần công chứng.
Công chứng và Apostille khác nhau ở điểm nào?
Nhiều người nhầm lẫn công chứng và Apostille là cùng một thủ tục. Hai thủ tục này khác nhau về mục đích và cơ quan thực hiện.
Công chứng
Là thủ tục chứng thực được thực hiện tại văn phòng công chứng (công chứng viên) tùy theo loại và nội dung văn bản. Chủ yếu áp dụng cho văn bản tư, xác nhận chữ ký, con dấu, tính xác thực của nội dung, v.v.
Apostille
Là thủ tục chứng thực hiệu lực công khai của văn bản để nộp ở nước ngoài giữa các nước thành viên theo Công ước Apostille (tại Hàn Quốc do Bộ Ngoại giao phụ trách).
Văn bản tư phần lớn phải công chứng trước rồi mới đến bước Apostille (hoặc chứng nhận lãnh sự), còn văn bản công phần nhiều là đối tượng Apostille hoặc chứng nhận lãnh sự ngay mà không cần công chứng. Tuy nhiên đây chỉ là luồng thủ tục chung, thủ tục chính xác có thể khác nhau tùy theo quốc gia và loại văn bản, nên chúng tôi khuyến nghị xác nhận qua tư vấn.
Bạn cần loại công chứng nào?
Công chứng có nhiều hình thức khác nhau. Tên gọi chính xác và thủ tục tuân theo tiêu chuẩn nghiệp vụ thực tế của văn phòng công chứng và pháp luật liên quan.
Công chứng bản dịch
Là hình thức xác nhận bản dịch khớp với nội dung bản gốc. Chủ yếu cần khi văn bản nộp ở nước ngoài là bản dịch.
Văn bản tiêu biểu: Giấy chứng nhận quan hệ gia đình, bảng điểm/bằng tốt nghiệp, bản dịch hợp đồng, v.v.
Xem chi tiết dịch thuật · công chứng bản dịch →Công chứng sự việc
Là công chứng thực hiện đối với nội dung liên quan đến một sự việc hoặc ý chí cụ thể.
Văn bản tiêu biểu: Bản tường trình, giấy xác nhận, các loại đơn xin, v.v.
Tư vấn xem có thuộc trường hợp này không →Công chứng đối chiếu bản gốc
Là hình thức xác nhận bản sao có nội dung giống hệt bản gốc. Được sử dụng khi khó nộp bản gốc hoặc khi được phép nộp bản sao.
Văn bản tiêu biểu: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký, bản sao hợp đồng, v.v.
Tư vấn xem có thuộc trường hợp này không →※ Loại và hình thức công chứng áp dụng thực tế khác nhau tùy theo văn bản và tình huống, việc xác định chính xác tuân theo tiêu chuẩn nghiệp vụ thực tế của văn phòng công chứng.
Hãy kiểm tra xem giấy tờ này có cần công chứng không
Dưới đây là ví dụ phân loại theo tình huống các loại giấy tờ được hỏi nhiều. Văn bản công do cơ quan chính phủ, công cộng cấp phần lớn có thể xin Apostille, chứng nhận lãnh sự ngay mà không cần công chứng; văn bản tư do cá nhân, doanh nghiệp tự lập thường cần công chứng. Với giấy tờ không có trong danh sách hoặc chưa xác định được, chúng tôi sẽ xác nhận qua tư vấn.
Giấy tờ cá nhân Cần công chứng
- Giấy đồng ý
- Bản tường trình
- Giấy xác nhận
- Các loại đơn xin, v.v.
Giấy tờ giáo dục Xác nhận cơ quan cấp
- Bằng cấp, v.v.
Giấy tờ quan hệ gia đình Không cần công chứng
- Bản sao sổ hộ tịch cũ, v.v.
Giấy tờ pháp lý·hợp đồng Cần công chứng
- Bản tường trình
- Biên bản thỏa thuận
- Giấy đồng ý, v.v.
Giấy tờ doanh nghiệp·thương mại
Mỗi loại giấy tờ có cơ quan cấp khác nhau nên yêu cầu công chứng cũng khác nhau.
- Không cần công chứng
- Không cần công chứng
- Cần công chứng
- Văn bản liên quan hội đồng quản trị, v.v.Cần công chứng
Giấy tờ nộp ở nước ngoài
Trong số các giấy tờ trên, nếu mục đích là nộp ở nước ngoài — cần xem xét liên kết dịch thuật · Apostille · chứng nhận lãnh sự
※ "Không cần công chứng" nghĩa là trường hợp thông thường nộp nguyên bản văn bản công do cơ quan chính phủ, công cộng cấp; "Cần công chứng" nghĩa là văn bản tư do cá nhân, doanh nghiệp tự lập thường cần công chứng; "Xác nhận cơ quan cấp" nghĩa là thủ tục có thể khác nhau tùy theo cơ quan cấp (công lập/tư thục, v.v.). Việc có cần công chứng thực tế hay không tùy theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và quốc gia, nên các mục cần xác nhận sẽ được hướng dẫn chính xác qua tư vấn.
Quy trình thực hiện công chứng
1. Kiểm tra văn bản
Vì thủ tục tiếp theo hoàn toàn khác nhau tùy vào việc đó là văn bản tư hay văn bản công, nên trước tiên cần phân biệt. Giấy ủy quyền, bản tường trình, hợp đồng, v.v. là văn bản tư do cá nhân, doanh nghiệp tự lập thường cần công chứng, còn văn bản công do nhà nước, trường học, tòa án cấp phần lớn chuyển thẳng sang Apostille, chứng nhận lãnh sự mà không cần công chứng. Cũng cần xác nhận ở bước này việc có phải mang bản gốc hay không và có được nộp bản sao hay không, để giảm việc phải xin cấp lại giấy tờ về sau.
2. Xác nhận nước·cơ quan nộp hồ sơ
Cùng một loại giấy tờ nhưng hình thức chứng thực yêu cầu có thể khác nhau tùy theo nước và cơ quan tiếp nhận. Thủ tục và thời gian ở các bước sau khác nhau tùy vào việc nước nộp hồ sơ có phải là thành viên Công ước Apostille hay là nước chưa tham gia cần thêm chứng nhận lãnh sự, chứng nhận đại sứ quán, nên trước khi tiến hành công chứng, việc xác nhận trước yêu cầu của cơ quan tiếp nhận (có cần công chứng không, các bước chứng thực, hình thức văn bản) là rất quan trọng. Nếu bỏ sót yêu cầu và tiến hành công chứng trước, có thể phải làm lại toàn bộ thủ tục.
3. Xem xét hình thức công chứng
Công chứng có nhiều hình thức tùy theo mục đích: công chứng bản dịch xác nhận bản dịch khớp với bản gốc, công chứng sự việc áp dụng cho một sự việc/ý chí cụ thể, công chứng đối chiếu bản gốc xác nhận bản sao giống hệt bản gốc, v.v. Nếu công chứng theo hình thức không phù hợp với mục đích văn bản và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, có thể bị yêu cầu nộp lại tại nơi sở tại, nên đây là bước xem xét trước hình thức nào là cần thiết.
4. Ủy thác đại diện công chứng
Đây là bước nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng theo văn bản và hình thức công chứng đã xác định. Bản thân hành vi công chứng do công chứng viên trực tiếp thực hiện, chúng tôi hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và quá trình nộp/tiếp nhận với vai trò đại diện ủy thác. Việc người nộp hồ sơ phải đích thân có mặt hay có thể ủy quyền cho người khác đại diện tùy theo loại văn bản, nên việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết (bản sao CMND/hộ chiếu, giấy ủy quyền, v.v.) ở bước này là điểm mấu chốt để tránh chậm trễ.
5. Liên kết Apostille · chứng nhận lãnh sự
Công chứng xong không có nghĩa là thủ tục đã kết thúc. Nước thành viên Công ước sẽ tiếp tục với Apostille của Bộ Ngoại giao (hoặc Hiệp hội công chứng viên), còn nước chưa tham gia có thể cần thêm chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao và chứng nhận của đại sứ quán nước đó tại Hàn Quốc. Nếu chỉ công chứng rồi bỏ sót bước chứng thực tiếp theo, có trường hợp bị nơi nộp hồ sơ ở nước ngoài từ chối, nên việc kết nối liền mạch các thủ tục sau công chứng là rất quan trọng.
6. Hoàn tất và giao nhận
Văn bản đã hoàn tất công chứng và các chứng thực cần thiết sẽ được giao lại nguyên bản cho người nộp hồ sơ. Có thể nhận trong nước hoặc gửi ra nước ngoài, và vì tính xác thực của văn bản ảnh hưởng đến kết quả chứng thực, chúng tôi sẽ kiểm tra cuối cùng xem con dấu, chữ ký ở từng bước đã đầy đủ trước khi giao. Chúng tôi khuyến nghị lưu giữ bản sao của bản hoàn tất chứng thực để phòng trường hợp sau này cần lại cùng văn bản.
※ Không phải tất cả văn bản đều trải qua cùng một thủ tục. Thủ tục có thể khác nhau tùy theo loại văn bản và quốc gia, cơ quan nộp hồ sơ.
Khác biệt theo quốc gia
Không phải cứ công chứng xong là có thể nộp ngay ở mọi quốc gia. Thủ tục tiếp theo khác nhau tùy vào việc nước nộp hồ sơ có phải là thành viên Công ước Apostille hay không.
Nước thành viên Công ước Apostille
Nhiều trường hợp chỉ cần công chứng (nếu cần) rồi xin Apostille là có thể nộp ở nước ngoài.
Xem tình trạng tham gia công ước theo quốc gia →Nước cần chứng nhận lãnh sự / đại sứ quán
Nước chưa tham gia công ước có thể cần thêm chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao và chứng nhận của đại sứ quán nước đó tại Hàn Quốc sau khi công chứng.
Xem chi tiết chứng nhận lãnh sự →※ Tình trạng tham gia công ước theo quốc gia được hướng dẫn dựa trên tài liệu chính thức mới nhất; nước chưa xác định sẽ được ghi là "Cần xác nhận" và hướng dẫn chính xác qua tư vấn.
Hướng dẫn chi phí
Chi phí công chứng, dịch thuật, Apostille, chứng nhận đại sứ quán khác nhau tùy theo loại và số trang văn bản, hình thức công chứng, có cần dịch thuật hay không, và nước nộp hồ sơ. Chúng tôi không tự ý thông báo mức phí chưa được xác nhận; báo giá chính xác sẽ được cung cấp qua tư vấn sau khi kiểm tra văn bản.
Chi phí công chứng
Khác nhau tùy loại và hình thức văn bản — cần tư vấn báo giá
Chi phí dịch thuật
Khác nhau tùy ngôn ngữ và khối lượng — cần tư vấn báo giá
Chi phí Apostille · chứng nhận đại sứ quán
Lệ phí nhà nước (1.000 KRW/bản) tính riêng, phí dịch vụ đại diện cần tư vấn báo giá
Giấy tờ cần chuẩn bị
Giấy tờ cần chuẩn bị khác nhau tùy theo loại văn bản và tình huống. Hãy kiểm tra mục phù hợp với tình huống của bạn dưới đây.
Giấy tờ chuẩn bị cơ bản
- Bản gốc văn bản cần chứng thực
- Bản sao văn bản (nếu cần)
- Giấy tờ tùy thân
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ xác minh danh tính theo yêu cầu của nước nộp hồ sơ
※ Giấy tờ cần thiết có thể khác nhau tùy theo thủ tục chứng thực thực tế.
Trường hợp cần xác nhận thêm
- Giấy tờ liên quan ủy quyền (khi tiến hành đại diện)
- Bản dịch (khi cần công chứng bản dịch)
- Giấy tờ cơ quan tiếp nhận yêu cầu riêng
※ Có thể được yêu cầu tùy trường hợp, và khác nhau tùy theo cơ quan tiếp nhận.
Văn bản của bạn thuộc loại nào?
Nhấn vào mục phù hợp để kiểm tra giấy tờ cần thiết.
Văn bản công — về nguyên tắc chứng thực không cần công chứng
Văn bản công do cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương, v.v. cấp trong phạm vi công vụ thường có thể tiến hành thủ tục Apostille hoặc chứng nhận lãnh sự mà không cần công chứng riêng. Tuy nhiên, thủ tục chứng thực có thể khác nhau tùy theo cơ quan cấp văn bản và yêu cầu của nước, cơ quan nộp hồ sơ.
Khi nộp trực tiếp văn bản công ra nước ngoài, thông thường không cần công chứng trước. Nếu văn bản công thuộc đối tượng Apostille thì có thể tiến hành thủ tục Apostille mà không cần công chứng. Tuy nhiên với giấy tờ học vấn, phương thức chứng thực có thể khác nhau tùy cơ quan cấp, nên cần xác nhận cơ quan cấp.
| Tên văn bản | Cần công chứng | Lộ trình chứng thực thông thường |
|---|---|---|
| Giấy chứng nhận quan hệ gia đình | Không cần công chứng | Apostille / Chứng nhận lãnh sự |
| Giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân | Không cần công chứng | Apostille / Chứng nhận lãnh sự |
| Giấy chứng nhận cơ bản | Không cần công chứng | Apostille / Chứng nhận lãnh sự |
| Bản sao/trích lục đăng ký cư trú | Không cần công chứng | Apostille / Chứng nhận lãnh sự |
| Giấy xác nhận tiền án tiền sự | Không cần công chứng | Apostille / Chứng nhận lãnh sự |
Các văn bản trên dựa trên trường hợp thông thường là chứng thực bản gốc văn bản công, và thủ tục có thể khác nhau tùy theo cơ quan cấp, nước, cơ quan nộp hồ sơ.
Văn bản tư có trường hợp cần công chứng riêng. Hướng dẫn chứng thực văn bản tư →
Với giấy tờ học vấn·giáo dục, hãy xác nhận cơ quan cấp
Giấy tờ học vấn do trường học và đại học cấp có thể được coi là văn bản công hoặc văn bản tư tùy theo tính chất cơ quan cấp và hình thức văn bản. Vì vậy, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, bằng cấp, v.v. không được đánh dấu đồng loạt là "Không cần công chứng" hay "Cần công chứng". Đặc biệt với cơ sở giáo dục công lập và tư thục, phương thức chứng thực có thể khác nhau nên cần xác nhận cơ quan cấp.
| Tên văn bản | Cần công chứng | Mục cần xác nhận |
|---|---|---|
| Bằng tốt nghiệp | Xác nhận cơ quan cấp | Xác nhận loại trường |
| Bảng điểm | Xác nhận cơ quan cấp | Xác nhận loại trường |
| Bằng cấp | Xác nhận cơ quan cấp | Xác nhận cơ quan cấp |
| Giấy xác nhận đang học | Xác nhận cơ quan cấp | Xác nhận cơ quan cấp |
| Giấy chứng nhận hoàn thành | Xác nhận cơ quan cấp | Xác nhận cơ quan cấp |
※ Phương thức chứng thực thực tế có thể khác nhau tùy theo nước, cơ quan nộp hồ sơ, cơ quan cấp và tính chất văn bản. Nếu bạn muốn biết thủ tục chứng thực chính xác, chúng tôi sẽ xác nhận qua tư vấn.
Văn bản tư — văn bản do cá nhân·doanh nghiệp lập
Là văn bản do cá nhân hoặc doanh nghiệp lập hoặc phát hành.
- Giấy ủy quyền
- Hợp đồng
- Bản tường trình
- Giấy xác nhận
- Giấy đồng ý
- Biên bản cam kết
- Giấy xác nhận đang làm việc
- Giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc
- Các văn bản khác do cá nhân·doanh nghiệp lập
Tùy theo nước nộp hồ sơ và tính chất văn bản, có trường hợp cần công chứng trước.
Trường hợp cần dịch thuật
- Dịch từ tiếng Hàn → tiếng nước ngoài
- Dịch từ tiếng nước ngoài → tiếng Hàn
- Bản dịch
- Bản gốc
- Giấy tờ liên quan khi cần công chứng bản dịch
Không phải tất cả văn bản đều cần dịch. Việc có cần dịch thuật và công chứng bản dịch hay không khác nhau tùy theo nước và cơ quan nộp hồ sơ.
Trường hợp nộp hồ sơ đại diện
- Giấy ủy quyền
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người ủy quyền
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện
- Giấy tờ xác minh quan hệ hoặc thẩm quyền nếu cần
Yêu cầu có thể khác nhau tùy theo thủ tục thực tế.
Giấy tờ doanh nghiệp·pháp nhân
- Giấy đăng ký kinh doanh
- Giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân
- Giấy chứng nhận con dấu pháp nhân
- Điều lệ công ty
- Danh sách cổ đông
- Biên bản họp hội đồng quản trị
- Hợp đồng
- Giấy ủy quyền
- Các văn bản khác do pháp nhân phát hành
Giấy tờ pháp nhân có trường hợp cần thêm xác nhận người đại diện hoặc xác nhận quyền đại diện.
Hướng dẫn theo phương thức chứng thực
Apostille
Văn bản công hoặc văn bản đã qua thủ tục cần thiết → Apostille
Chứng nhận lãnh sự · đại sứ quán
Nước chưa tham gia Công ước Apostille → Chứng nhận lãnh sự → Chứng nhận đại sứ quán nước đó
Công chứng
Văn bản tư hoặc khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu công chứng → Công chứng
Công chứng bản dịch
Khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu công chứng bản dịch → Dịch thuật → Công chứng bản dịch
※ Giấy tờ chuẩn bị trên là tiêu chuẩn chung, không áp dụng giống nhau cho mọi khách hàng. Tùy theo loại văn bản, nước nộp hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và phương thức chứng thực mà có thể cần thêm giấy tờ khác. Giấy tờ chuẩn bị và thủ tục chứng thực chính xác sẽ được xác nhận qua tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng xong thì có tự động được cấp Apostille không?
Công chứng có bắt buộc phải đích thân đi không?
Văn bản đã công chứng có thể xin Apostille được không?
Công chứng bản dịch khác gì với dịch thuật?
Công chứng đối chiếu bản gốc cần trong trường hợp nào?
Văn bản viết bằng tiếng nước ngoài có công chứng được không?
Văn bản đã công chứng có thời hạn hiệu lực không?
Công chứng để nộp ở nước ngoài có khác với công chứng thông thường không?
Có trường hợp sau công chứng còn cần chứng nhận đại sứ quán không?
Chi phí công chứng được xác định như thế nào?
Vision ApoKorea có tự thực hiện công chứng không?
Văn bản công có cần công chứng không?
Vì sao chọn Vision ApoKorea
- Xác nhận mục đích văn bản trước tiên — Chúng tôi không tiến hành công chứng vội vàng, mà xác nhận trước xem đây có phải là thủ tục phù hợp với mục đích nộp hồ sơ hay không.
- Xem xét nước và cơ quan nộp hồ sơ — Chúng tôi xem xét đồng thời tình trạng tham gia công ước và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
- Liên kết từ công chứng đến chứng thực quốc tế — Hướng dẫn liên tục từ đại diện ủy thác công chứng đến Apostille, chứng nhận lãnh sự, chứng nhận đại sứ quán.
- Hướng dẫn thủ tục phức tạp dễ hiểu — Giải thích tập trung vào luồng tiến hành thực tế thay vì thuật ngữ chuyên môn.
- Tư vấn phù hợp theo từng loại văn bản — Chỉ hướng dẫn chính xác thủ tục cần thiết phù hợp với văn bản và tình huống của bạn.
Những điều cần xác nhận trước khi công chứng
Nếu bạn trả lời các mục dưới đây, chúng tôi có thể nắm bắt trước tình hình hiện tại để hỗ trợ tư vấn chính xác hơn. Với mục nào chưa rõ, bạn có thể chọn「Tôi chưa rõ」.
※ Nội dung trên là các mục xác nhận sơ bộ trước tư vấn; phương thức chứng thực và giấy tờ chuẩn bị thực tế có thể khác nhau tùy theo nước, cơ quan nộp hồ sơ và loại văn bản.
Đăng ký tư vấn
※ Nếu gặp khó khăn khi gửi biểu mẫu, bạn cũng có thể liên hệ qua email. apokorea@kakao.com
※ Vision ApoKorea không phải là cơ quan nhà nước hay công chứng viên, mà là dịch vụ đại diện tư nhân. Bản thân việc công chứng do văn phòng công chứng thực hiện, chúng tôi hỗ trợ thủ tục ủy thác công chứng và đại diện nộp hồ sơ. Lệ phí nhà nước cho Apostille, chứng nhận lãnh sự là 1.000 KRW/bản, tách biệt với phí dịch vụ đại diện. Quy định có thể thay đổi nên chúng tôi khuyến nghị xác nhận trước khi nộp hồ sơ.