ベトナムの招へい状、早めの準備で安心を

10月にベトナムにいるご家族が韓国に来ることになったとしましょう。航空券を調べ、荷物をまとめ、気持ちはすでに空港にあります。しかし実際には、準備が遅れるのはパスポートでも荷物でもなく、書類であることが少なくありません。

「招へい状」という言葉をこのとき初めて耳にする方もいます。招へいする人が書く手紙のようなものだとだけ思っていたところ、公証だ、アポスティーユだという話が出てくると、そこから頭が混乱してしまいます。

ところで、ベトナムから韓国に来るにはビザが必要でしょうか？

はい。一般的にベトナム国籍者が大韓民国を訪問する場合、訪問目的に合った査証（ビザ）を申請する必要があります。もちろん協定や特別な事情による例外がある場合もありますが、多くの場合、目的に合ったビザをまず確認することが第一歩です。

そのため、ご家族や知人を韓国に招へいしようとする場合も、単に招へい状だけを準備すれば終わりというわけではありません。実際に韓国に来られる方がどのビザを申請するのかから確認する必要があります。

どのビザを準備するかによって変わります

最近ご相談を受けていると、C-3-4を準備されている方もいれば、家族関係や滞在目的に応じてF-1やF-3を検討されている方もいます。C-3-4は短期商用目的の査証、F-1は一定の訪問同居などの滞在目的に使われる査証、F-3は一定の在留資格者の同伴家族に関する査証です。

ただし、ビザの種類が同じだからといって、全員が同じ書類を準備するわけではありません。細かな要件や提出書類は、申請人の状況と申請先である在外公館の最新案内によって異なる場合があります。

ここでもう一つ考えておくべきことがあります。ビザは申請してすぐに発給されるものではありません。駐ベトナム大韓民国大使館の査証審査期間の案内を見ると、査証の種類と申請方式によって審査にかかる期間が異なります。処理期間は管轄機関や個別の状況により異なります。個別にご確認ください。申請前に必ず公館の最新案内をご確認ください。

ここで言う審査期間だけを見て「審査さえ終われば、すぐ韓国に行けるだろう」と考えるのは、少し危険です。ビザ審査の前に書類を準備する時間も必要ですし、招へい人が韓国で準備すべき書類があれば、その時間も必要です。必要な認証手続きがあればその過程まで、海外にいる申請人に書類を届けなければならないのであれば、その発送時間まで併せて考える必要があります。

そして、まさにここで招へい状の話が出てきます。ビザ申請を準備する過程で、招へい状や関連書類に別途の公証や認証が必要だという案内を受けることがあります。しかし、この点はすべてのベトナムビザ申請者に一律に当てはまるわけではありません。ビザの種類、申請人の状況、招へい人の状況、どの大韓民国在外公館で申請するか、そして申請時点の最新案内によって確認する必要があります。

招へい状がすべての場合に必要というわけではありません。ビザの種類と申請人の状況によって異なります。ですから「このビザは必ず招へい状が必要だ」とか「ベトナム人は必ずアポスティーユが必要だ」と一概に言うのは難しいです。一部のビザ類型や個別の申請状況、提出先の要求によって別途の公証・認証が必要な場合があるため、申請前に確認するのがよい、というのが正確な表現です。

公証とアポスティーユ、何が違うのですか

ご相談を受けていると、この二つを同じものと思っていらっしゃる方がかなり多くいます。結論から申し上げますと、異なります。

公証は、その書類の署名や事実関係が正しいことを公証人が確認する手続きです。一方アポスティーユは、そうして確認された書類を、外国でも公文書として認めてもらえるようにする国際認証です。つまり公証が先、アポスティーユはその次の段階だとお考えください。

ベトナムは2025年12月31日にアポスティーユ条約の加入書を寄託し、2026年9月11日に発効しました（HCCH現況表基準）。現在はアポスティーユのみで書類が認められますが、発効直後は実務上の取り扱い基準が変わる可能性があるため、申請される時点で在外公館または当方に改めてご確認いただくことをおすすめします。

ここで少しだけ申し上げますと、結局のところ核心はこれです。「今この瞬間、何が必要なのか」を確認することです。

問題は書類ではありません。時間です。

公証を受け、アポスティーユを取得し、それを再びベトナムへ国際発送する過程を考えると、各段階にかかる期間を事前に個別確認し、十分な余裕を持たれることをおすすめします。入国予定日を目前に控えてご連絡くださる方をよくお見かけしますが、そのときからは当方も気持ちが焦ります。

例えば、ベトナムにいるご家族が11月初めに韓国に来ることになったとしましょう。9月や10月に必要な書類を事前に確認していれば、何が必要かを把握し、順を追って準備できます。ところが入国を一週間や十日後に控えて初めて確認した場合は、話が変わってきます。そのとき招へい状関連の追加手続きが必要だと分かれば、ビザの審査期間まで考えなければならず、気持ちが焦らざるを得ません（ただし、特定の期間内に必ずビザが発給されると保証することはできません）。

だからこそ当方が、むしろ早めに確認しておくようお伝えしている理由があります。入国日までまだ十分な余裕があるうちに確認すれば、どのような手続きが必要かをゆっくりと判断できるためです。正確な費用は書類の種類と必要な手続きによって異なるため、ここで特定の金額を申し上げることは難しいのですが、当方では招へい状関連の公証や認証を準備される方が費用を理由に必要な手続きを先延ばしにされないよう、負担を抑えた合理的な費用でご案内しています。

簡単にまとめると、次のとおりです。招へい → 訪問目的の確認 → ビザの種類の確認 → 在外公館の要求書類の確認 → 招へい状の要否確認 → 公証・アポスティーユなど認証の要否確認 → 書類準備 → ベトナムでのビザ申請、この順番で一つずつ確認していけば大丈夫です。

ご自身で判断しづらいとき

実は、ここまでお読みいただいても「では自分の場合は何が必要なのか」という疑問が残ることがあります。当然のことです。ビザの種類、関係、在外公館ごとに基準が少しずつ異なるためです。

まとめますと、ベトナム国籍者は訪問目的に合った査証が一般的に必要であり（協定や個別の事情による例外はあり得ます）、審査にかかる時間は査証の種類や公館の状況によって異なるため、個別の確認が必要です。ここに書類準備、認証、国際発送にかかる期間を別途加える必要がある点が重要です。

韓国の招へい状は、ビザの種類と状況によって要否が異なりますが、必要な場合は審査期間・書類準備・発送期間まで考慮し、入国予定日より前もってご確認いただくことをおすすめします。もちろん入国日まで日数が少ない状態で準備することも可能です。余裕があるに越したことはありませんが、そうでない状況でもご連絡いただければ、状況に応じてできる限り早い方法をご案内いたします。

全体として、公証・アポスティーユと国際発送の期間が加わり、それぞれ管轄機関や発送方法によって異なるため、入国予定日より十分前に開始されることをおすすめします。費用は書類と手続きによって異なるため、正確な金額はご相談を通じてご確認いただくのが最も正確ですが、手続きを一度に整理されると負担を軽減できる場合が多くあります。

最後にお伝えしたいこと

ご家族を招へいすることには、書類より先にある気持ちがあります。ただ、その気持ちが書類のために焦るものにならないよう願っています。必要でなければ、あえて事前に準備される必要はありません。ただし、必要なことをあまりにも遅く知ることだけは避けていただきたいと思います。